”Palveluyksiköllä tarkoitetaan julkisen tai yksityisen palveluntuottajan ylläpitämää toiminnallista ja hallinnollisesti järjestettyä kokonaisuutta, jossa tuotetaan sosiaali- tai terveyspalveluja”

Palveluyksikkö: Hammassirkku Oy

Vastuuhenkilöt:

Sirkku Meriläinen, toimitusjohtaja ja terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja sirkku.merilainen@plusterveys.fi

1.3. Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet

Hammassirkku on yksityinen hammaslääkäriasema, jossa tuotetaan suun terveydenhuollon palveluita. Palveluita annetaan lähipalveluina vastaanotoilla. Hammassirkun toiminta-ajatus edistää ja ylläpitää potilaiden suun terveyttä tarjoamalla korkealaatuista, turvallista ja yksilöllistä hoitoa. Tavoitteena on parantaa potilaiden elämänlaatua ehkäisemällä ja hoitamalla suun terveyteen liittyviä sairauksia, sekä edistämällä terveyttä ja hyvinvointia kokonaisvaltaisesti.

Hammassirkussa on seitsemän palvelupistettä Keski-Suomen alueella. Palvelupisteet ovat:

Hammassirkku Väinönkatu, Väinönkatu 40, 40100 Jyväskylä
Hammassirkku Palokka, Saarijärventie 50-52, 40270 Jyväskylä
Hammassirkku Äänekoski, Hämeentie 1, 44100 Äänekoski
Hammassirkku Saarijärvi, Kauppakatu 8, 43100 Saarijärvi
Hammassirkku Jämsä, Koskentie 11, 42100 Jämsä
Hammassirkku Jämsänkoski, Kenraalintie 12, 42300 Jämsänkoski
Hammaslaboratorio Mainio, Kauppakatu 31 B, 40100 Jyväskylä

Hammassirkun asiakkaat koostuvat suurimmaksi osaksi itse maksavista asiakkaista, ja pääasiallinen asiakasryhmä on aikuisväestö. Hammassirkku tuottaa palveluita Keski-Suomen hyvinvointialueelle ostopalveluna. Hankintasopimus on ollut voimassa kaksi vuotta. Sopimuksessa määritellään tarkemmin ostopalvelun volyymit, mutta kokonaisuudessaan ostopalveluasiakkaita on noin 5 % koko yhtiön asiakaskunnasta.

Hammassirkun potilasmäärät ovat olleet vuonna 2023 13992 henkilöä ja keskimääräisesti asiakkailla on ollut käyntejä 2,19 kappaletta. Tähän on otettu huomioon vain yksityispuolen asiakkaat.

Palveluita tuotetaan Keski-Suomen hyvinvointialueen alueella.

2. Asiakas- ja potilasturvallisuus

2.1. Palveluiden laadulliset edellytykset

Hammassirkun tarjoamien palveluiden laadulliset vaatimukset pohjautuvat kansallisiin käypä hoito -suosituksiin

Hammassirkun laadunhallinnan työkalut ja mittarit:

Kliiniset mittarit: kliinisillä mittareilla (esim. asiakaspysyvyys) mitataan hoidon laatua, tavoitteena parantaa laadunhallintaa sekä siihen liittyvää raportointia.
Asiakaspalaute – kirjallinen ja sanallinen
Ammatillisen koulutuksen tarjoaminen henkilöstölle
Sisäiset koulutukset, vuoropuhelu ja moniammatillinen yhteistyö erikoishammaslääkäreiden, hammaslääkäreiden ja suuhygienistien välillä
Terveydenhuollon laitteiden säännölliset huollot
Tarveaineiden ja materiaalien tilaus luotettavilta kumppaneilta

Turvalliset toimintatavat ovat osa henkilökunnan päivittäistä toimintaa. Potilasturvallisuuteen liittyy kiinteästi henkilöstön hyvä perehdytys, jossa käydään läpi laiteturvallisuus, lääketurvallisuus ja säteilyturvallisuus. Potilasturvallisuus liittyy keskeisesti laajemmin koko yhtiön turvallisuuskulttuuriin ja toimintatapoihin.

Työturvallisuus ja työsuojelu ovat osa työhyvinvoinnin johtamista. Asiakkaiden ja henkilöstön palo- ja pelastusturvallisuus taataan ajantasaisella pelastus- ja valmiussuunnittelulla, sekä henkilöstön osaamisen turvaamisella. Henkilöstölle järjestetään toimipisteissä turvallisuuskävelyjä, joiden yhteydessä varmistetaan oikeiden toimintojen suorittaminen hätätilanteissa. Työn vaarojen ja riskien arviointi on vuosittaista omavalvontaa, jonka tavoitteena on tapaturmien ja vaaratilanteiden tunnistaminen ja ennaltaehkäisy, korjaavien toimenpiteiden suunnittelu toteutus, sekä työhyvinvoinnin tukeminen.

Konkreettisia keinoja potilasturvallisuuden varmistamiseksi:

Henkilökunnan koulutus ja osaaminen
Aseptiset työskentelytavat ja hygieniaohjeiden noudattaminen
Esitietojen tarkastaminen vastaanottokäynnillä
Asiakkaan informoiminen hoidosta – vaihtoehdot, riskit
Moniammatillinen yhteistyö – konsultaatiokäytännöt
Edellä kuvatut laatumittarit ja asiakaspalautteen hyödyntäminen
Laiteturvallisuus
Hoitotietojen hyvät kirjaamistavat
Jatkuvuuden varmistaminen asiakkaan hoitopolussa
Oma keskitetty asiakaspalvelu puhelimitse suun terveydenhuollon ammattilaisen kanssa
Turvallisten ja hyväksyttyjen materiaalien käyttö
Tapaturmien ja läheltä piti -tilanteiden raportointi ja seuranta

2.2. Vastuu palvelujen laadusta

Alla olevassa kuviossa on koottuna Hammassirkun palveluiden laadun vastuujakoa. Jokainen terveydenhuollon ammattihenkilö kantaa vastuun omasta toiminnastaan, ja siitä, että toiminnassa noudatetaan kansallisia ja kansainvälisiä suosituksia ja ohjeita. Hammassirkun terveydenhuollon palveluista vastaavana johtajana toimii Sirkku Meriläinen. Hammassirkku Oy on osa Plusterveys-konsernia, ja konsernin lääketieteellinen johtaja on Pertti Patinen. Säteilyturvallisuuden johtamisjärjestelmä on määritelty erikseen, ja Hammassirkulla on ulkopuolinen säteilyturvallisuusasiantuntija ja lääketieteellisen fysiikan asiantuntija.

2.3. Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet

Asiakkaan pääsy palveluihin ja hoitoon varmistetaan seuraavasti:

Ajanvaraus fyysisesti vastaanotoilta vastaanottoaikojen puitteissa
Puhelinajanvaraus
Internetajanvaraus

Asiakkaan tiedonsaantioikeus varmistetaan siten, että asiakasta informoidaan hänen hoidostaan: vaihtoehdoista, hoidon ennusteista sekä kustannuksista. Asiakas päättää viimeisemmäksi omasta hoidostaan.

Asiakkaan asiallinen kohtelu varmistetaan muun muassa seuraavasti:

Ammattietiikka ja ammatillinen ylläpitokoulutus
Lainsäädännön ja viranomaisohjeiden noudattaminen
Selkeä viestintä ja asioiden selittäminen asiakkaalle – ammattikielen välttäminen
Palautteen kerääminen

Jos epäasiallista kohtelua havaitaan, jatkotoimenpiteet riippuvat monesta tekijästä. Jos asiakas on saanut epäasiallista kohtelua esimerkiksi asiakaspalvelussa, palaute käsitellään yhtiön johdon sekä asianomaisen kanssa. Mikäli asiakas kokee, että hoito ei ole asianmukaista, hän voi antaa hoidostaan kirjallista tai suullista palautetta, joka käsitellään asianomaisen kanssa, muistutuksen tai kantelun.

Asiakkaan informointi hänen käytettävissään olevista oikeusturvakeinoista huomioidaan muun muassa seuraavasti:

Potilasasiavastaavan yhteystiedot ovat saatavilla ja nähtävillä jokaisen vastaanoton aulassa
Asiakkaalle kerrotaan, kuinka hän voi antaa hoidostaan palautetta
Asiakkaiden tekemät muistutukset hoidetaan asianmukaisella tavalla ja kohtuullisessa ajassa antaen perusteltuja vastauksia potilaan muistutuksessa esiin tuomiin asioihin

Laissa potilaan asemasta ja oikeuksista 6 § kuvataan toimintamallit itsemääräämisoikeuden toteutumiseksi terveydenhuollossa, ja Hammassirkussa toimitaan lain esittämien toimintamallien mukaisesti.

Asiakkaiden itsemääräämisoikeuden toteutuminen varmistetaan siten, että asiakas päättää hoidostansa ja hoitava henkilökunta tarjoaa asiakkaalle kaiken tiedon vaihtoehdoista ja hoitoon liittyvistä riskeistä ja hoitoennusteista. Tämä voi tarkoittaa myös sitä, että asiakkaalla on oikeus tehdä päätöksiä, jotka voivat olla vahingollisia hänen terveydelleen, ja hänellä on oikeus kieltäytyä hänelle suunnitellusta tai jo aloitetusta hoidosta.

Jos asiakas ei sairauden tai muun syyn vuoksi pysty päättämään hoidostaan, asiakkaan lähiomaista tai muuta läheistä tai laillista edustajaa kuullaan asiakkaan tahdon selvittämiseksi. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 7 § kuvaa toimintaperiaatteet alaikäisten asiakkaiden kohdalla itsemääräämisoikeuden varmistamiseksi.

Keski-Suomen hyvinvointialueen potilasasiavastaavat Tuija Noronen ja Päivi Puoliväli

Potilasasiavastaavan tavoittaa numerosta p. 014 269 2600

Maanantaisin ja perjantaisin klo 8–12
Tiistaisin ja keskiviikkoisin klo 11–15

Potilasasiavastaava

Ohjaa potilasta keskustelemaan heti ongelmatilanteiden ilmetessä asianomaisen henkilön kanssa.
Neuvoo tarvittaessa ristiriitojen ratkaisemisessa ja mm. muistutuksen tekemisessä, mikäli muuta ratkaisua ei löydy. Mikäli potilas haluaa tuoda esiin näkemyksensä hoidon laadusta tai kohtelusta, voi hän tehdä kirjallisen muistutuksen potilaslain perusteella.
Toimii hyvinvointialueella potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi.
Tiedottaa potilaan asemaan ja oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä potilaslain mukaisesti.
Ohjaa tarvittaessa tekemään potilasvahinkoilmoituksen.

2.4. Muistutusten käsittely

Hoitoonsa tai siihen liittyvään kohteluunsa tyytymätön potilas tai hänen omaisensa voi tehdä asiasta kirjallisen muistutuksen Hammassirkku Oy:n terveydenhuollon palveluista vastaavalle johtajalle Sirkku Meriläiselle. Ennen muistutuksen tekemistä asia kannattaa yrittää selvittää potilasta vastaanotolla hoitaneiden henkilöiden kanssa. Usein asiat ratkeavat keskustelun avulla, eikä muita toimenpiteitä tarvita. Muistutuksen voi tehdä vapaamuotoisesti. Muistutus on potilaan tai hänen omaisensa lakisääteinen oikeus ja siihen vastataan kohtuullisessa ajassa, mikä tarkoittaa enintään muutamaa (1-4) viikkoa.

Muistutuksissa ilmi tulleet epäkohdat tai puutteet otetaan huomioon toiminnassa ja sen kehittämisessä niin, että jokainen muistutus arvioidaan tilannekohtaisesti, käydään keskustelua hoitoon osallistuneiden henkilöiden kanssa, ja pohditaan yhdessä, miten vastaavat tilanteet estetään jatkossa.

2.5. Henkilöstö

20.6.2024 henkilöstörakenne on seuraavanlainen:

10 erikoishammaslääkäriä,

22 yleishammaslääkäriä

14 suuhygienistiä,

35 hammashoitajaa

2 hammasteknikkoa,

3 hammaslaboranttia

2 hallinnon henkilöä,

4 siistijää

Rekrytoidun terveydenhuollon ammattihenkilön kelpoisuus varmistetaan Valviran ylläpitämästä terveydenhuollon ammattihenkilöiden tietopalvelusta (JulkiTerhikki) sekä niin, että henkilö lähettää tutkintotodistuskopion henkilöstöhallintoon työsuhteen alussa. Samalla hän toimittaa myös kopiot työtodistuksistaan, jos palkanmääritykseen vaaditaan kokemusvuosien laskentaa. JulkiTerhikki löytyy osoitteessa https://julkiterhikki.valvira.fi/.

Kielitaitoa ei varmisteta kielikokeella, vaan kunkin työntekijän käytännön kielitaito varmistetaan työhönottotilanteessa. Tällöin suomen tai ruotsin kielen puhuminen ja ymmärtäminen testataan käytännössä.

Perehdyttäminen tapahtuu seuraavasti:

Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja erikoishammaslääkäri Sirkku Meriläinen perehdyttää hammaslääkärit ja erikoishammaslääkärit ennen työskentelyn aloittamista. Perehdytys on aina yksilöllistä ja riippuu pitkälti kliinikon kokemuksesta. Perehdytykselle järjestetään minimissään yksi päivä.

Suuhygienistien ja hammashoitajien perehdyttämisestä vastaa heidän esihenkilönsä yhdessä vastaanoton vastuuhoitajan kanssa. Perehtymiselle järjestetään keskimäärin 3-5 työpäivää.

Hammassirkku kouluttaa kaikkia henkilöstöryhmiä niin ryhmä- kuin henkilökohtaisilla tai yksittäisille työntekijöille suunnatuilla koulutuksilla vuosittain tehtävän koulutusbudjetin ja -suunnitelman mukaisesti siten, että koulutuksista saadaan paras mahdollinen hyöty niin yksilölle kuin koko yksikölle tai ryhmälle. Koulutukselta edellytetään, että sen avulla opitaan uusia ja ajanmukaisia tapoja tehdä työtä ja tätä kautta saadaan myös tehostettua toimintaa.

Koulutus voi olla lakisääteistä koulutusta, lisä- ja täydennyskoulutusta, kurssimuotoista koulutusta, erilaisia seminaareja ja konferensseja, verkkokoulutuksia sekä myös käytännöllistä koulutusta, joka voi koskea esimerkiksi työskentelytapojen kehittämistä muuttuneita toiminta-/tuotantomenetelmiä vastaavaksi. Henkilöstölle voidaan järjestää kysynnän mukaan verkkomuotoisena opiskeluna työhön liittyviä sisäisiä koulutuksia.

Henkilöstön osaamista ja työskentelyn asianmukaisuutta seurataan toiminnan aikana muun muassa

Laatumittaristolla
Asiakaspalautteen avulla
Ylläpitämällä avointa viestintää ja työilmapiiriä, jossa asioista uskalletaan puhua
Tarjoamalla ammatillista koulutusta
Esihenkilötyön avulla mm. kehityskeskustelut, vuoropuhelu henkilökunnan kanssa
Turvallisuusilmoituksien ja läheltä piti -tilanteiden raportoimisella ja seurannalla

Laki lasten kanssa työskentelevän työntekijän rikostaustan selvittämisestä (504/2002) ja valvontalain 28 §:n perusteella iäkkäiden ja vammaisten henkilöiden kanssa työskentelystä eivät koske Hammassirkkua palveluntuottajana.

2.6. Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta

Hammassirkussa henkilöstön riittävyyttä arvioidaan jatkuvasti erilaisilla mittareilla ja tavoilla. Henkilöstön riittävyyteen Hammassirkussa voidaan vaikuttaa erilaisin keinoin, ja kokonaisuuden kannalta keskeistä on ketterä organisaatiorakenne, jolla tarkoitetaan henkilöstön riittävyyttä arvioitaessa erityisesti kykyä reagoida mahdollisiin henkilöstömuutoksiin nopeasti ja joustavasti. Käytännön arjessa sairauspoissaoloista aiheutuvat muutokset aikaansaavat työvuoromuutoksia. Hammassirkussa ei ole tarvittu ulkopuolista työvoimaa sijaisuuksiin, vaan yllättäviin poissaoloihin voidaan reagoida oman henkilökunnan uudelleen sijoittamisella. Käytännössä tämä tarkoittaa, esimerkiksi toimistossa työskentelevä hoitaja voi mennä avustamaan hammaslääkäriä, hoitajan ollessa pois töistä.

Henkilöstön riittävyyttä arvioidaan myös pitkällä aikavälillä vuositasolla. Henkilöstötarpeen arviointi perustuu potilasmääriin, palvelujen kysyntään ja tarvittaviin tehtäviin. Tämä auttaa määrittämään, kuinka monta hammaslääkäriä, suuhygienistiä, hammashoitajaa ja muita ammattilaisia tarvitaan

Henkilöstön riittävyyttä pitkällä aikavälillä arvioidaan ja varmistetaan muun muassa seuraavasti:

Tehtävä- ja vastuujakojen selkeys
Rekrytointi - monikanavainen rekrytointi (internet-ilmoitukset, sanoma- ja ammattilehtien ilmoitukset, sosiaalisen median hyödyntäminen ja jo olemassa olevien verkostojen hyödyntäminen)
Oppilaitosyhteistyö ammatti-, ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen kanssa
Koulutus ja kehitys: Hammassirkussa tarjotaan henkilökunnalle koulutusmahdollisuuksia yksilölliset tarpeet ja työnantajan tarpeet huomioiden. Ammatillisen osaamisen ja kehittämisen varmistamiseksi, henkilökunnalle tarjotaan alan koulutusta yksilön kokonaistilanne huomioiden
Pito- ja vetovoimatekijät – muun muassa henkilöstöedut, joustavat työajat, työntekijän työelinkaaren huomioiminen työvuorosuunnittelussa, positiivinen ja kannustava työilmapiiri (avoin viestintä, esihenkilötyö, terveen palautekulttuurin luominen ja ylläpito)
Myönteinen ja kannustava työilmapiiri, joka rohkaisee tiimityötä, avointa viestintää ja osallistumista päätöksentekoon – sitoutuminen organisaatioon

2.7. Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi

Yhteistyö ja tiedonkulku asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa toteutetaan käytännössä seuraavasti:

Hoitokäyntien kirjaus Kantaan: Kanta-palvelujen kautta asiakastiedot ovat käytössä koko sote-järjestelmässä
Tietosuojapyynnöt: tietosuojapyynnön täyttämällä ja todentamalla henkilöllisyytensä viranomaisen myöntämällä henkilöllisyystodistuksella asiakas voi siirtää hoitotietonsa ja röntgenkuvansa Hammassirkusta toiselle palveluntarjoajalle, tai toiselta palveluntarjoajalta Hammassirkkuun.

2.8. Toimitilat ja välineet

Hammassirkun vastaanottojen tilat ja laitteet soveltuvat hammaslääkäritoiminnan harjoittamiseen ja täyttävät kulloinkin voimassa olevien lakien ja viranomaismääräysten asettamat vaatimukset. Seuraavat lait ja asetukset koskevat Hammassirkun tilojen ja laitteiden turvallisuutta ja soveltuvuutta.

Ammattimaista käyttöä koskevat yleiset vaatimukset on kuvattu 32 §:ssä (laki lääkinnällisistä laitteista 719/2021). Ammattimaisen käyttäjän on pystyttävä todentamaan asetettujen velvoitteiden täyttäminen.
Sähköturvallisuuslaki (1135/2016)
Valtioneuvoston asetus sähkölaitteistoista (1434/2016)
Työturvallisuuslaki (738/2002) ja valtioneuvoston asetus 577/2003 sekä muut voimassa olevat rakennusmääräykset
Säteilylaki (859/2018)
Fimean voimassa olevat määräykset
Laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista (629/2010)
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (94/2022)

Muun muassa seuraavat kohdat ovat osa turvallisuuden ja tilojen soveltuvuuden omavalvontaa Hammassirkussa

Tilojen puhtaus ja steriiliys. Hammassirkussa noudatetaan korkeaa aseptiikkaa ja alan viimeisiä hygieniaohjeita.
Laitteiden asianmukainen huolto. Hammasirkun laitteet ja välineet ovat asianmukaisesti huollettuja toimivuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi
Suojaustoimenpiteet: Työntekijöiden ja potilaiden turvallisuuden varmistamiseksi tiloissa ja laitteissa on asianmukaiset suojavarusteet ja henkilökunta noudattaa hygieniaohjeen toimintaperiaatteita
Ergonomia: Työntekijöiden työturvallisuuden ja mukavuuden varmistamiseksi Hammassirkun toimitilat on suunniteltu ergonomisesti
Sisäinen kouluttaminen laitteiden turvallisuudesta perehdytysvaiheessa ja esimerkiksi uuden laitteen käyttöönotossa
Riskien arviointi: Hammassirkussa tehdään vuosittain riskienarviointia yhtiötasolla sekä vastaanottokohtaisesti

Hammashoitoympäristön ja laitteiden turvallisuuden varmistaminen edellyttää huolellista suunnittelua, ylläpitoa ja valvontaa. Hammassirkku noudattaa kaikkia soveltuvia terveys- ja turvallisuusstandardeja. Lisäksi henkilökuntaa koulutetaan turvallisten käytäntöjen noudattamiseen.

Toimitiloille tehdyt tarkastukset ja myönnetyt viranomaishyväksynnät:

Palveluyksikkö	Viranomaistarkastuksen ajankohta
Hammassirkku Väinönkatu, Väinönkatu 40, 40100 Jyväskylä	29.9.2022 Jyväskylän kaupungin sosiaali- ja terveyspalvelut
Hammassirkku Palokka, Saarijärventie 50-52, 40270 Jyväskylä	16.5.2023 Keski-Suomen hyvinvointialue
Hammassirkku Äänekoski, Hämeentie 1, 44100 Äänekoski	9.8.2018 Äänekosken terveyskeskus
Hammassirkku Saarijärvi, Kauppakatu 8, 43100 Saarijärvi	11.5.2023 Keski-Suomen hyvinvointialue
Hammassirkku Jämsä, Koskentie 11, 42100 Jämsä	29.1.2024 Keski-Suomen hyvinvointialue
Hammassirkku Jämsänkoski, Kenraalintie 12, 42300 Jämsänkoski	19.10.2022 Jämsän kaupunki
Hammaslaboratorio Mainio, Kauppakatu 31 B, 40100 Jyväskylä	13.6.2019 Jyväskylän yhteistoiminta-alueen terveyskeskus (JYTE)

Hammassirkku Oy:n toimitilat ovat pääsääntöisesti vuokrattuja kiinteistöjä.

Röntgenlaitteiden sijoittelussa ja tilojen suojauksessa noudatamme säteilylain määräyksiä ja Säteilyturvakeskuksen ohjeen ST 1.10 (http://www.finlex.fi/data/normit/37457-ST1-10.pdf) suosituksia.

Hammassirkku Oy:n toimitiloissa on huomioitu, että:

Kaikissa tiloissa on riittävä valaistus
Sisustusmateriaalit ovat tarkoituksenmukaiset ja helposti puhtaana pidettävät
Ilmanvaihto odotustiloissa sekä hoito- ja tutkimushuoneissa on 3 l/s/m2 ja muissa 1-2 l/s/m2
Asiakkaita varten on riittävät wc-tilat. Asiakastiloissa on inva-wc niissä palveluyksiköissä, joissa vastaanottohuoneita on enemmän kuin kolme.
Erillisessä siivouskomerossa on oma viemäri ja lukollinen pesuaineiden säilytys
Alkusammutusvälineistölle asetetut vaatimukset täyttyvät
Henkilöstölle on riittävät pukeutumis-, pesu- ja sosiaalitilat
Huoneen vähimmäispinta-ala on 12-16 m²
Huoneessa on riittävä äänieristys
Huoneessa on käsienpesupiste
Instrumenttien huoltoa varten on oma huoltotila

Terveydenhuollon laitteilla tarkoitetaan terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain (629/2010) 5 §:n mukaan instrumenttia, laitteistoa, välinettä, ohjelmistoa, materiaalia tai muuta yksinään tai yhdistelmänä käytettävää laitetta tai tarviketta, jonka valmistaja on tarkoittanut muun muassa ihmisen sairauden diagnosointiin, ehkäisyyn, tarkkailuun, hoitoon tai lievitykseen.

Hammassirkku Oy:n terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että käytössä olevat laitteet täyttävät lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja että niitä huolletaan ja käytetään laitteiden valmistajien ohjeiden mukaisesti. Vastaanotoilla käytettävien laitteiden huoltotoimenpiteet tallennetaan sähköisesti vastaanoton nimettyyn Teams-kansioon ja/tai paperiseen kansioon toimipisteessä.

Vaaratilanteesta, joka johtuu laitteen tai tarvikkeen ominaisuuksista, suorituskyvyn poikkeamasta tai häiriöstä, riittämättömästä merkinnästä tai puutteellisesta käyttöohjeesta, ilmoitetaan Fimeaan sekä valmistajalle tai tämän edustajalle, koska valmistajalla on ensisijainen vastuu tuotteen turvallisuudesta sekä mahdollisista korjaavista toimenpiteistä jo käytössä oleviin laitteisiin.

Toimitilojen ja välineiden käyttöön liittyvät riskit, mukaan lukien niihin liittyvä asiakkaan ja potilaan yksityisyyden suoja, ja niiden hallintakeinot ovat kuvattuna alla. Riskejä toimitiloihin ja välineisiin liittyen on käsitelty yksityiskohtaisemmin vastaanottokohtaisissa riskianalyyseissä.

Toimistotilat ovat avonaiset, ja henkilökunta on koulutettu asioimaan asiakkaiden kanssa niin, että asiakkaan yksityisyyden suoja on turvattu
Henkilökunta lukitsee tietokoneen näytön, kun ei ole tietokoneen ääressä
Potilastietojärjestelmän kalenterinäkymässä asiakkaiden nimet piilotetaan yksityisyyden suojan varmistamiseksi
Ulkopuolisilla ei ole pääsyä fyysiseen potilasarkistoon. Sähköisen potilastietojärjestelmän käyttöönoton jälkeen, potilasarkisto on ollut sähköinen
Tulostetut potilaslistat laitetaan silppuriin päivän päätteeksi

Työnantajan on työn ja toiminnan luonne huomioon ottaen riittävän järjestelmällisesti selvitettävä ja tunnistettava työstä, työtilasta, muusta työympäristöstä ja työolosuhteista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät sekä milloin niitä ei voida poistaa, arvioitava niiden merkitys työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle (Työturvallisuuslaki 10 §).

Toimitilojen ylläpitoon, huoltoon ja epäkohtailmoituksiin sekä tiedonkulkuun liittyvät menettelyt ovat seuraavanlaisia

Toimitilojen huollosta sovitaan tapauskohtaisesti toiminnanharjoittajan ja taloyhtiön ja vuokranantajan välillä yleisiä periaatteita noudattaen
Toimitiloissa on säännölliset siivoussopimukset joko niin, että siivouspalvelu ostetaan ulkopuoliselta yritykseltä tai siistijä on työsuhteessa Hammassirkkuun
Tiedonkulku varmistetaan siten, että ajantasaiset yhteystiedot ovat selvillä, viestintä tapahtuu sähköpostitse, puhelimen välityksellä tai fyysisesti paikan päällä
Jos toimitiloissa havaitaan epäkohtia, otetaan yhteyttä niistä vastaavaan tahoon. Esimerkiksi liukkaat ulkorappuset kuuluvat taloyhtiön vastuulle

Palveluyksikössä ei ole käytössä epäasianmukaisia tai palveluihin nähden soveltumattomia ja turvallisuusriskin muodostavia välineitä. Tämä varmistetaan muun muassa asianmukaisilla ja säännöllisillä huolloilla. Välinehuollossa työskentelevä henkilö tarkastaa instrumenttien asianmukaisuuden, ja laittaa kuluneet ja vioittuneet instrumentit poistoon. Välineiden huolto hoidetaan jokaisella vastaanotolla hammashoitajien ja muiden suun terveydenhuollon ammattilaisten toimesta. Välinehuollossa työskentelyyn perehdytetään työsuhteen aluksi, ja perehdytys tapahtuu vastaanoton vastuuhoitajan toimesta.

2.9. Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö

Hammassirkussa varmistetaan lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) mukaisten velvoitteiden noudattaminen muun muassa seuraavasti

Kertakäyttöisiä laitteita ei käytetä uudelleen (4 §)
Hammassirkun markkinoinnissa ei tuoda esiin laitevalmistajia tai yksityiskohtaisia tietoja laitteista (10 §)
Hammassirkun lääkinnälliset laitteet huoltaa ammattimainen asentaja ja laitteiden huollossa noudatetaan valmistajan ohjeita (11 §)
Hammassirkussa hammaslääkäri vastaa asiakkaan lääketieteellisestä tutkimuksesta (12 §)

Hammassirkussa on käytössä Assisdent-potilastietojärjestelmä, jonka Valvira on sertifioinut A-luokan terveydenhuollon tietojärjestelmäksi.

Hammassirkku Oy on osa Plusterveys-konsernia. Tietosuojasuunnitelmamme on konsernin laatima, ja Plusterveys vastaa sen päivittämisestä. Hammassirkussa huolehditaan siitä, että henkilöstö on kouluttautunut tietosuoja-asioihin ja tietojärjestelmien käytön asianmukaisuudesta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työsuhteen aluksi uusi työntekijä suorittaa tietosuojakoulutukset (Naviseqin kautta konsernin intran koulutusportaalista) ja toimittaa todistukset käydyistä koulutuksista esihenkilölleen. Tietosuojavastaava Privaon Oy tarjotaa konsernitasolla koulutuksia henkilöstölle tietosuoja ja -turva-asioihin liittyen, ja Hammassirkussa noudatetaan konsernitason ohjeistuksia tietosuoja-asioissa.

Tietojärjestelmissä esiintyvien poikkeamien suhteen ilmoittamisvelvollisuudesta (asiakastietolaki 90 §) huolehditaan seuraavasti muun muassa sitten, että Hammassirkun verkkosivuille päivitetään tieto, jos puhelinliikenteessä tai internet-ajanvarauksessa on häiriöitä. Assisdent-potilastietojärjestelmän tuki ilmoittaa käyttäjille järjestelmän kautta, jos potilastietojärjestelmän käytössä on häiriöitä. Mikäli potilastietojärjestelmän häiriöstä aiheutuu riski siihen, ettei asiakkaan hoitoa voida suorittaa turvallisesti, asiakkaan hoito siirretään toiseen ajankohtaan, tai asiakas ohjataan toiseen palveluyksikköön.

Hammassirkku on rekisterinpitäjä, ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja vastuiden toteutumisesta palveluyksikön toiminnassa, myös ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa, huolehditaan muun muassa sopimuksien kautta. Hammassirkun jokainen työntekijä allekirjoittaa konsernin tietosuojasopimuksen ja sama sopimus on käytössä myös ostopalvelusopimuksissa. Hyvinvointialueen kanssa solmittu hankintasopimus sisältää oman tietosuojasitoumuksensa samoin kuin YTHS:n kanssa solmittu hankintasopimus, ja vastaavaa käytäntöä sovelletaan myös tulevissa julkisissa hankinnoissa. Sopimusteknisten toimintatapojen lisäksi rekisterinpitäjän oikeudet ja vastuut toteutuvat tietosuojapolitiikan ja ohjeistuksien kautta. Henkilökunnan kouluttaminen ja tietoisuuden lisääminen ovat keskeisiä toimia tietosuojakokonaisuudessa, ja henkilökuntaa ohjeistetaan toimimaan konsernin ohjeiden mukaan myös tietosuojaepäilyjen raportoimismallissa.

Hammassirkussa suun terveydenhuollon palvelut tuotetaan lähipalveluna eli teknologia ei korvaa fyysisiä asiakaskäyntejä, jolloin asiakkaan yksilölliset tarpeet ja itsemääräämisoikeuden toteutumista tulisi arvioida eri näkökulmasta. Hammassirkussa varmistetaan, että mahdolliset tulevaisuuden teknologiaratkaisut ovat soveltuvia toimialalle, tietoturvallisia ja että käyttäjät saavat riittävästi koulutusta ja tukea, jotta voidaan taata, että teknologia tukee asiakkaan hyvinvointia ja itsemääräämisoikeutta parhaalla mahdollisella tavalla. Nyt käytössä olevia teknologisia kokonaisuuksia ovat muun muassa internet-ajanvaraus, jossa asiakkaan itsemääräämisoikeus toteutuu muun muassa siten, että asiakas voi päättää hoitavan hammaslääkärin tai suuhygienistin. Asiakkaan hoito toteutetaan aina asiakasta kuullen, ja loppupeleissä asiakas päättää hoidostaan.

2.10. Lääkehoitosuunnitelma

Hammassirkun terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että yhtiön toimipaikoissa on sosiaali- ja terveysministeriön antaman, lääkehoidon toteuttamista sosiaali- ja terveydenhuollossa koskevan oppaan mukainen lääkehoitosuunnitelma, mikäli toimipaikassa käytetään lääkkeitä. Vastaava johtaja huolehtii vuosittain myös lääkehoitosuunnitelmien päivityksestä ja seuraa sen toteutumista yhdessä vastaanoton vastuuhoitajan kanssa.

Jokainen terveydenhuollon ammattihenkilö vastaa lääkehoitosuunnitelman toteutumisesta ja seurannasta palveluyksikössä.

2.11. Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on Sirkku Meriläinen.

Tietosuojavastaava on Privaon Oy:

Hevosenkenkä 3, A-torni
(8. kerros)
02600 Espoo Finland

Y-tunnus: 2647800-2

Palveluyksikössä noudatetaan tietosuojaan ja asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä sekä yksikölle laadittuja asiakas- ja potilastietojen kirjaamiseen liittyviä ohjeita ja viranomaismääräyksiä.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ((EU) 2016/679) vaatimukset tietosuojaperiaatteiden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteutumisesta palveluyksikön toiminnassa otetaan huomioon yhtiön toiminnassa.

Henkilötietoa ovat kaikki luettelot ja tiedot, joissa on yksittäiseen henkilöön tunnistettavasti kohdistettavia tietoja. Kaikkea henkilötietoa säilytetään ja käsitellään samalla huolellisuudella kuin potilastietoa eikä tietoja saa luovuttaa ilman asianomaisen henkilön (rekisteröidyn) lupaa. Tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin sitä on kerrottu käytettävän.

2.12. Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen huomioiminen

Asiakkaat voivat antaa palautetta saamastaan hoidosta suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Avoimia palautekanavia ovat muun muassa puhelin, sosiaalisen median kanavat, sähköposti ja yhteydenottolomake verkkosivuilla, johon asiakkaat voivat olla yhteydessä milloin tahansa.

Säännöllisen asiakaspalautteen keräämiseksi Hammassirkussa on myös käytössä NPS-mittari (Net promoter score), joka mittaa asiakastyytyväisyyttä. NPS-kyselyn otanta on 15 % asiakkaista. NPS lasketaan seuraavalla kaavalla: (suosittelijoiden määrä – arvostelijoiden määrä) / (vastaajien määrä) x 100.

Suosittelijat ovat arvosanan 9-10 antaneita
Passiiviset ovat arvosanan 7-8 antaneita
Arvostelijat ovat arvosanan 0-6 antaneita.

Henkilöstöltä kerätään palautetta muun muassa henkilöstökyselyiden kautta noin kerran vuodessa. Määrällisten mittareiden lisäksi palautetta kerätään jatkuvasti arjessa vuorovaikutuksessa ja ylläpidetään ja kehitetään avointa moniäänistä vuorovaikutusta. Henkilökunnan kanssa järjestetään kehityskeskustelut kerran vuodessa esihenkilön toimesta. Henkilöstöpalautetta hyödynnetään päätöksenteossa. Esimerkiksi jos henkilökunta havaitsee epäkohtia työtiloissa tai -välineissä, voidaan palautteen perusteella tehdä tarvittavia muutoksia.

Toiminnan luonne huomioiden asiakkaiden omaisilta ei kerätä asiakaspalautetta systemaattisesti.

Palautetta hyödynnetään seuraavasti omavalvonnan ja toiminnan laadun kehittämisessä muun muassa siten, että asiakaspalautteiden määrää ja sisältöä analysoidaan jatkuvasti. Esimerkiksi jos negatiivisten asiakaspalautteiden määrä kasvaa tietyssä ajanjaksossa, lähdetään selvittämään syitä asialle ja tehdään tarvittavat toimenpiteet. Asiakaspalautteen perusteella voidaan järjestää myös henkilökunnalle sisäistä koulutusta.

3. Omavalvonnan riskienhallinta

3.1. Palveluyksikön riskienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen

Hammassirkun riskienhallinnan vastuita ja kokonaisuutta on kuvattu alla olevassa kuvassa.

Riskejä tunnistetaan Hammassirkussa seuraavasti:

Riskianalyysit: kerran vuodessa laaditaan yhtiötasoinen riskianalyysi hallituksen toimesta ja toimipistekohtaiset riskianalyysit talous- ja hallintopäällikön ja vastuuhoitajien toimesta, joissa kartoitetaan erityisesti työympäristöön liittyviä riskejä
Avoin keskustelukulttuuri: henkilökuntaa kannustetaan tuomaan esille havaitsemiaan riskejä
Työsuojelutoiminta: työsuojeluvaltuutettu on perehtynyt työsuojeluun liittyviin lakeihin ja asetuksiin, seuraa niiden toteutumista työympäristössä sekä tiedottaa mahdollisista epäkohdista.

Asiakas- ja potilasturvallisuuden kannalta toiminnan keskeiset riskit ovat liittyvät toimitiloihin, terveydenhuollon laitteisiin, lääkehoitoon sekä terveydenhuollon ammattilaisten toimintaan.

Riskienhallinnassa tunnistettujen riskien suuruus ja vaikutus palvelutoimintaan arvioidaan riskianalyysissa. Riskienhallintaa tehdään myös arjessa jatkuvasti.

3.2. Riskienhallinnan keinot ja toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely

Käytännön toimia, joilla Hammassirkussa ennaltaehkäistään ja hallitaan palveluyksikön toimintaan ja asiakas- ja potilasturvallisuuteen kohdistuvia riskejä ovat muun muassa henkilökunnan kouluttaminen, kattava perehdytys työsuhteen aluksi, asianmukaiset ja laadukkaat hoitovälineet, tarveaineet ja hoitolaitteet.

Riskienhallintakeinojen toimivuus ja riittävyys varmistetaan muun muassa seuraamalla asiakaspalautteita, muistutuksia ja kanteluita. Hammassirkussa on ollut hyvin vähän tyytymättömiä asiakkaita ja PVK-ilmoituksia. Nämä ovat kuitenkin tärkeitä seurantamittareita riskienhallinnassa. Myös työtapaturma ja läheltä piti -ilmoituksia seurataan aktiivisesti.

Henkilöstölle tiedotetaan ilmoitusvelvollisuuksista ja -oikeuksista ja niiden käytöstä perehdytysvaiheessa, ja asioista muistutetaan säännöllisesti myös Hammassirkkun sisäisessä viestinnässä. Valvovien viranomaisten selvityspyynnöt, ohjaus ja päätökset otetaan riskienhallinnassa huomioon asiaankuuluvalla tavalla. Tällä tarkoitetaan sitä, että yhtiön johto reagoi mahdollisiin selvityspyyntöihin niiden vaatimalla tavalla. Esimerkiksi Jämsän vastaanoton käyttöönottotarkastuksessa hyvinvointialueen viranomaiset kiinnittivät huomiota, että asiakasvessaan voisi asentaa käsikahvan ja sellainen asennettiin. Väinönkadun tarkastuskäynnillä yksi jauhesammuttimista ei ollut kiinnitetty asianmukaisesti ja pelastusviranomaisen ohjeiden mukaan se asennettiin seinään kiinni. Viranomaisten selvityspyynnöt voivat koskea myös laajempia asiakokonaisuuksia, ja yhtiön johto vastaa siitä, että selvityspyyntöihin vastataan viipymättä ja toimintaa kehitetään ohjeiden mukaisesti.

3.3. Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen

Vaara- ja haittatapahtumien raportoiminen ja oppimismenettely on kuvattu alla olevassa kuvassa.

Lääkinnällisiin laitteisiin liittyvistä vaaratilanteista tehdään ilmoitus (Laki lääkinnällisistä laitteista 33 §) Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimeaan sekä laitteen valmistajalle tai tämän valtuuttamalle edustajalle. Ilmoitus voidaan tehdä sähköisesti tai Fimean sivuilta tulostettavalla lomakkeella. Vaaratilanneilmoituksen kynnys ylittyy esimerkiksi, jos laitteen puutteellinen käyttöohje johtaa vaaratilanteeseen, kulmapää tai siihen kiinnitetty instrumentti irtoaa potilastyön aikana, puudutusneula katkeaa, puudutusaineampulli hajoaa neulaan ainetta annosteltaessa, tai hoitokoneen vesijärjestelmään käytettyä desinfiointiainetta joutuu vahingossa potilaan suuhun.

Aseptiikka on potilas- ja työturvallisen hoidon perusta, ja sen toteutuminen on jokaisen terveydenhuollossa toimivan ammattilaisen vastuulla. Avoin keskustelu ja yhteisten pelisääntöjen luominen ovat parhaita keinoja sen varmistamiseksi. Aseptiset toimintatavat perustuvat hyvään henkilöhygieniaan ja etenkin käsihygienian tärkeyden tiedostamiseen sekä hyviksi todistettujen työskentelytapojen käyttämiseen. Koko toimintaketju suunnitellaan ja toteutetaan aseptisen työjärjestyksen mukaisesti edeten aina puhtaasta likaiseen päin. Terveydenhuollon ammattihenkilöillä on vastuu sekä työstään että aseptisista työskentelytavoistaan. Tämä vastuu ei ole jaettavissa, vaan kukin vastaa henkilökohtaisesti siitä, minkä on saanut tehtäväkseen, ja sen tiedon pohjalta, mitä häneltä koulutuksensa perusteella on oikeus odottaa. Jokainen on lisäksi itse vastuussa siitä, että pitää oman ammattitaitonsa ajan tasalla.

Riskienhallinnan toimivuutta seurataan ja arvioidaan muun muassa seuraavin keinoin

Riskianalyysi yhtiötasolla ja vastaanottokohtaiset riskikartoitukset
Läheltä piti -tilanteiden palautejärjestelmä
Matalahierarkkinen organisaatiorakenne mahdollistaa yhteydenpidon matalalla kynnyksellä
Tietoisuuden lisääminen henkilöstön keskuudessa riskienhallinnasta ja raportoimisen tärkeydestä
Toimintaympäristön seuranta esimerkiksi toimitilojen osalta

3.4. Ostopalvelut ja alihankinta

Hammassirkku ostaa alihankintana nukutushammashoidon anestesiapalvelut Aiderix Oy:lta ja puhelinvaihdepalvelua Dialok Oy:lta. Hammaslaboratoriossa käytetään ulkopuolisia hammaslaboratorioita satunnaisesti. Tulevaisuudessa ei ole tarkoitus lisätä alihankinnan osuutta palveluntuotannossa.

Hammassirkkussa palveluyksikön omavalvonnan riskienhallinnan toteutuminen ostopalvelu- ja alihankintatilanteissa voidaan jakaa seuraaviin konkreettisiin toimenpiteisiin:

Selkeät sopimukset ja vastuut:

Sopimukset määritellään niin, että osapuolten vastuut ja velvoitteet on kirjattu selkeästi. Sopimukset tehdään aina kirjallisesti.

Alihankkijan valinta ja arviointi:

Alihankkijat valitaan huolellisesti käyttäen ennalta määriteltyjä kriteerejä, jotka sisältävät riskienhallintakyvyn ja omavalvontamenetelmät. Alihankkijan taustat selvitetään tarkkaan ennen sopimuksen tekemistä.

Koulutus ja perehdyttäminen:

Hammassirkku perehdyttää tarvittaessa alihankintapalvelua tuottavat palveluntarjoajan edustajat liittyen niihin käytäntöihin, jotka koskevat alihankintasopimuksessa määriteltyä toimintaa.

Viestintä ja yhteistyö:

Alihankintana ostettujen palveluiden tuottajiin ollaan yhteydessä matalalla kynnyksellä, pääosin asioiden nimettyjen yhteyshenkilöiden kanssa.

3.5. Valmius- ja jatkuvuuden hallinta

Hammassirkun valmius- ja jatkuvuuden hallintasuunnitelmasta vastaa talous- ja hallintopäällikkö Aino Juusola.

Hammassirkun valmius- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelma kriisi- ja häiriötilanteiden varalle pohjautuu sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuun vuodelta 2019 (Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2019:10).