Potilasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE
Hammasirkku Oy:n potilastietojen käsittely
1. KUKA KÄSITTELEE TIETOJASI?
Hammasirkku Oy (Y-tunnus: 3308472-2, osoite, Väinönkatu 40, 40100 Jyväskylä, ”me”, "Hammassirkku") käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietojasi, kun käytät Hammassirkku Oy:n hammaslääkäriaseman palveluita tai muutoin Hammassirkku Oy:n palveluksessa olevan hammaslääkärin palveluita.
2. MITKÄ OVAT TIETOSUOJAVASTAAVAN YHTEYSTIEDOT?
Mikäli sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaan.
Tietosuojavastaava on Privaon Oy, yhteystietonsa ovat seuraavat:
tietosuoja@plusterveys.fi
3. MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?
Käsittelemme sinusta seuraavia potilassuhteen ja hoitosi kannalta tarvittavia henkilötietoja:
Antamasi perustiedot, kuten:
• nimi
• syntymäaika
• henkilötunnus
• yhteystiedot: osoite, kotikunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• asiointikieli
• huoltaja, muu laillinen edustaja tai nimeämäsi yhteyshenkilö ja näiden yhteystiedot
• valitsemasi oma toimipiste, oma hammaslääkäri ja oma suuhygienisti
Jos olet työterveyshammashoidon asiakas
• työantajatiedot ja ammatti
Hallinnolliset ja potilaslaskutukseen liittyvät tiedot:
• antamasi suostumukset (esim. kutsun lähettäminen, tietojen luovutukset)
• ajanvaraustiedot
• kutsutiedot
• laskutustiedot
Potilaan terveydentilaa ja hoitoa kuvaavat tiedot:
• esitiedot ja lähtötilanne
• hoitotiedot: hoidon suunnittelu, toteutus ja arviointi
• kliinisen ja radiologisen tutkimuksen tulokset
• lääketieteelliset riskitiedot
• hampaiden terveydentilan seurantaan liittyvät tiedot
• todistukset, lausunnot ja mahdolliset terveystietoja sisältävät potilasvalitukset
Perustietojen antaminen on edellytys sille, että voit käyttää palveluitamme.
4. MIHIN TARKOITUKSIIN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?
Käsittelemme henkilötietojasi hoitosi ja tutkimustesi suunnitteluun, järjestämiseen ja toteutukseen. Henkilötietoja käsitellään myös oman toimintamme suunnitteluun ja tilastointiin sekä muihin voimassa olevien lakien ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin, kuten pseudonymisoituna lääketieteelliseen tutkimukseen.
5. MILLÄ PERUSTEELLA KÄSITTELEMME TIETOJASI?
Käsittelemme henkilötietojasi perustuen lakisääteiseen velvoitteeseen tai antamasi suostumuksen perusteella.
6. KENELLE LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI?
Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan hoitoon osallistuvat terveydenhuollon ammattihenkilöt. Henkilökuntaamme sitoo salassapitovelvollisuus.
Tutkimuksesi ja hoitosi järjestämiseksi voimme luovuttaa tarpeellisia tietoja yksilöimällesi toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle suullisen suostumuksesi, asiayhteydestä muutoin ilmenevän potilasasiakirjoihin merkittävän suostumuksen perusteella.
Luovutamme henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Emme luovuta tietojasi säännönmukaisesti kolmansille. Suostumuksellasi luovutamme tiedot hoidostasi hammashoidon korvaavalle vakuutusyhtiölle.
Tietojenkäsittelyn osalta olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyä seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietojasi meidän lukuumme:
• Potilastietojärjestelmän, jossa ylläpidämme tämän tietosuojaselosteen mukaisia potilastietoja, ylläpidon ja kehittäminen
o Entteri Professional Software Oy
• Tietojärjestelmien käyttäjätuki
o Telia Cygate Oy
• Pluspalvelun ylläpito ja kehittäminen
o Eficode Oy
• Ajanvarauksen ylivuotopuhelinpalvelu
o Avaca Oy
7. SIIRRÄMMEKÖ HENKILÖTIETOJASI SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN?
Emme siirrä henkilötietojasi EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.
8. KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI?
Säilytämme potilastietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Potilasasiakirjojen säilyttämisestä on säädetty laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa potilasasiakirjoista (94/2022). Potilasasiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
9. MITÄ OIKEUKSIA SINULLA ON?
9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö me sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojesi käsittelystä.
Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos pyydät useampia jäljennöksiä kalenterivuoden aikana, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä.
9.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus saada meidät poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
• henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Terveystietojen osalta meillä on, potilasrekisterin pitäjänä, lakisääteinen velvollisuus säilyttää tiedot muuttumattomina määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti.
9.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietojasi saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:
• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista;
• emme tarvitse enää henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme vastustamisesi perusteet.
9.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle terveydenhuollon rekisterinpitäjälle, jos:
• suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko suostumukseesi tai se on tarpeen meidän välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
9.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.
9.7 Oikeus peruuttaa suostumus
Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.
Voit peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla asiasta tietosuoja-asioita hoitavalle yhteyshenkilöllemme osoitteella hammassirkku@plusterveys.fi.
9.8 Miten voin käyttää oikeuksiani?
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaan.
Sinun tulee esittää oikeuksiesi käyttöä koskeva pyyntö henkilökohtaisesti toimipisteeseemme, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi henkilöllisyystodistuksestasi.
Potilasasiakirjojen laatimis- ja säilyttämisvelvollisuus perustuu lakiin potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), mikä voi rajoittaa tietosuojalainsäädännön mukaisten oikeuksiesi käyttöä.
10. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi.
11. MISTÄ SAAMME HENKILÖTIETOSI?
Henkilötietosi saamme ensisijaisesti sinulta itseltäsi ja sinun suostumuksellasi voimme saada tietoja myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä.
Noudamme potilastietojärjestelmäämme seuraavan päivän voimassa olevan ajanvarauksen yhteydessä Kantaan kirjatut hammas-, suu- ja leukasairaudet, riskitiedot, hammasstatuksen ja diagnoosit, mikäli rekisteröity ei ole kieltänyt tietojen noutoa Kannasta. Päivittäessämme potilastietoja haemme Kannasta erikseen sinne tallennetut tahdonilmaisu- ja suostumusasiakirjat.
Hoitoosi osallistuvat terveydenhuollon ammattihenkilöt tallentavat tutkimusten ja hoidon perusteella muodostuvat tiedot potilasrekisteriin.
12. KUINKA VARMISTAMME TIETOTURVAN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSSÄ?
Säilytämme henkilötietosi järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpitämämme aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan niillä työntekijöillämme, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy käsittelemiimme henkilötietoihin.
